中国档案报讯 前不久，国家标准化管理委员会正式批准发布《社会保险业务档案管理规范》（以下简称《规范》），并将于2016年1月1日起正式实施。《规范》作为国家标准发布，标志着社保业务档案规范化管理制度和标准体系建设取得了重大进展。

    社保业务档案管理工作是社保业务经办不可分割的有机组成部分，社保业务档案规范化管理不仅要规范收集、归档、整理、保管社保档案，还要充分发挥社保档案对规范社保业务经办的促进和监督作用。《规范》着眼于理顺社保档案工作与社保业务两者之间的关系，通过深入挖掘系统内外业务档案的应用领域，用标准、流程和制度克服了档案管理和社保业务经办工作中的随意性，从而使社保业务档案及社保业务经办同时得到持续扎实的推进。

    《规范》规定了社会保险业务档案管理的术语和定义、原则、设施设备规范、岗位与人员职责、管理规则和信息化规范等，适用于全国各级社会保险经办机构。与此前实行的相关规定相比，《规范》更具前瞻性，突出体现在对电子业务档案管理规则的制定上，如“社会保险经办机构业务部门应负责对办理业务过程中直接形成的具有保存利用价值的电子业务材料进行收集、整理和归档；社会保险经办机构业务档案管理部门应负责电子档案的保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交；社会保险业务档案管理部门应制定相应的管理制度，对电子业务材料的形成、收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、统计和利用等实行管理与监督，确保其真实、完整、安全和有效；电子业务材料归档包括在线归档和离线归档两种方式；业务档案管理部门应对接收或转换的电子业务材料（载体）至少保存4年；业务档案管理部门应对电子业务档案进行定期检查和备份”。

    2009年7月，人社部、国家档案局下发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，全国各级社会保险经办机构开始了业务档案规范化管理的征程。5年时间，全国社保系统基本完成了制度建设、基础建设和队伍建设；基本解决了历史档案的整理；业务档案规范化管理实现了“制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细”的重大转变。2014年底，全国养老和医疗保险经办机构中已有93%的市级机构和82%的县级机构通过了达标验收。

    全国社保业务档案规范化管理之所以经过短短5年时间就走在全国民生档案管理的前列，达标验收标准的及时制定和国家标准规范的提早研制是根本保障。可以说，社会保险业务档案规范化管理工作是以规范起步的，没有走“回头路”。同时，按照“谁经办谁整理，边经办边整理”的要求，全国社保系统明确了前台经办档案整理的责任，将业务材料收集整理和立卷归档工作自然融入业务经办各个环节，实现档案整理与业务“同生同结”，彻底改变“两张皮”现象。事实上，业务档案的收集整理过程本身就是对业务经办过程的再审核、再监督过程，以确保业务办理合规合法，为复核、审核、内控、稽核、审计以及质量控制等环节提供完整、准确的资料，降低经办风险。

   当前，先进的信息技术和网络技术为社保业务档案规范化管理提供了技术支撑，实现档案管理功能融入社保业务系统，与社保业务信息系统一体化建设，是社会保险业务档案信息化建设的发展方向。初级阶段，不仅要有档案目录检索管理系统，还要实现档案著录信息通过调用业务信息系统信息自动形成；高级阶段，不仅要实现档案管理信息与业务信息的互相调用，还要实现集中的网络管理和应用。而为适应这一进程，全国社保系统也正在加紧培养兼具档案管理专业知识、社保业务知识和信息管理技术知识的复合型人才。

    今后10年，我国社会保险事业将迎来更大的发展机遇，围绕社保业务档案规范化管理建设，全面实现业务档案的标准化、纸质档案的影像化、服务利用的便捷化的目标任重道远。《规范》的颁布实施为以上目标的实现提供了坚强的标准保障。

    原载于《中国档案报》2015年9月24日 总第2816期 第一版